OCR, IDU, LLM : les solutions pour automatiser vos bons de commande et réduire les erreurs

Pourquoi est-il urgent d’automatiser le traitement des bons de commande ? 

Saisir manuellement des bons de commande dans un ERP reste une pratique très répandue, malgré l’existence de solutions technologiques éprouvées. Ce processus est chronophage, coûteux et source d’erreurs. Aujourd’hui encore, seules 32,6 % des entreprises automatisent réellement le traitement de leurs bons de commande. Le reste nécessite une intervention humaine, entraînant retards, incohérences et risques de non-conformité.

Cette saisie manuelle ralentit tout le cycle d’achat. Répétitives et peu valorisantes, ces tâches peuvent aussi démotiver les équipes et créer un environnement propice aux erreurs de facturation ou de référence produit.

Les bons de commande jouent pourtant un rôle critique dans la chaîne d’approvisionnement : ils garantissent une communication claire entre acheteurs et fournisseurs, assurent la traçabilité financière et protègent juridiquement les deux parties. Toute erreur se répercute sur l’ensemble des opérations : livraison, facturation, relation client…

En résumé, la saisie manuelle des bons de commande constitue un frein majeur à l’efficacité des entreprises. L’automatiser devient une priorité pour gagner en rapidité, fiabilité, conformité et satisfaction des équipes.

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Première solution : l’OCR

Pour répondre à cet enjeu, une première solution consiste à utiliser l’OCR (Optical Character Recognition). Cette technologie permet de convertir automatiquement le texte présent sur un document structuré — comme un bon de commande — et d’en extraire les informations essentielles : numéro de commande, client, références produits, quantités, prix, dates, etc.

Le processus devient alors :

Réception du document → Extraction du texte → Validation → Intégration dans l’ERP

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Les bénéfices sont immédiats :

• Gain de temps significatif : le traitement passe de plusieurs minutes à quelques secondes
  
  
• Moins d’erreurs de saisie : suppression des fautes de frappe
  
  
• Intégration facilitée avec les ERP via API et web services
  
  
• Revalorisation du travail : les équipes se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
  
  

L’OCR représente ainsi une première étape essentielle pour automatiser le traitement des bons de commande. Mais pour aller plus loin… il faut comprendre le document, pas seulement le lire.

Les limites de l’OCR, des documents plus complexes ? L’Intelligent document understanding comme réponse 

Si l’OCR est capable de reconnaître les caractères, il ne comprend pas la structure du document (entête, lignes produits…), le rôle et le sens des valeurs extraites et les variations de mise en page entre fournisseurs.  Il génère donc souvent un “mur de texte” qui nécessite encore du travail manuel pour être exploitable.

L’IDU (Intelligent Document Understanding) franchit cette barrière en combinant OCR + IA sémantique. L’IDU reconnaît la structure du document, identifie les champs clés (produit, quantité, montant, TVA…) et contextualise les informations en fonction du métier.

Exemple : même si le champ “Référence produit” change d’intitulé ou d’emplacement selon le fournisseur, l’IDU l’identifie immédiatement.

Résultat : les données deviennent propres, fiables et immédiatement exploitables dans un ERP ou un workflow décisionnel.

Avec l’IDU, on passe d’un document brut à une information claire, et immédiatement exploitable, en une seule étape.

Cas concret : Comment Resistex a-t-il réduit de 70% son temps de saisie ?

Chez Resistex, le traitement des bons de commande représentait auparavant un travail fastidieux : saisie manuelle répétitive, erreurs fréquentes et perte de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.

Comme nous l’avons vu précédemment, l’OCR se limite à extraire du texte brut tandis que l’IDU va plus loin en organisant et en structurant l’information de manière fiable et exploitable. Mais une fois cette donnée proprement extraite, une nouvelle question se pose :

Comment l’utiliser efficacement pour en tirer de la valeur métier ?

C’est ici qu’interviennent les LLM (Large Language Models) et le RAG (Retrieval – Augmented Generation). Ces technologies complètent l’IDU en donnant du sens aux données et en les replaçant dans leur contexte opérationnel.

Le LLM est un modèle de langage capable de comprendre et de répondre en langage naturel. Il permet ainsi aux collaborateurs d’interagir avec les données extraites sous forme de questions simples, sans nécessiter de requêtes complexes ou de compétences techniques particulières.

Le RAG, quant à lui, vient renforcer le LLM en l’alimentant avec des données internes (historique de commandes, ERP, CRM, documentation interne..) cela va éviter au modèle d’inventer des réponses et de garantir que ses analyses reposent sur des informations fiables et spécifiques à l’entreprise.

La vision globale, un processus automatisé ou fiable

Donc en combinant OCR, IDU, et LLM le traitement des bons de commande peut devenir entièrement automatisé, rapide et fiable.

Un process en plusieurs étapes de la réception des documents au feedback et à l’amélioration continue

ETAPE 1 Réception des documents : le bon de commande arrivent sous forme de PDF, email ou scan

ETAPE 2 L’extraction automatisée : l’OCR transforme les documents en texte exploitable, puis l’IDU identifie la structure du document, détecte les champs pertinents  (client, produit, quantité, montant, dates…)

ETAPE 3 L’analyse intelligente : grâce au LLM alimenté par le RAG, les données extraites sont mises en contexte : complétion et affinage des champs, vérification de l’historique client, validation des seuils, détection d’anomalie ou incohérence.

ETAPE 4 Intégration direct dans l’ERP : les informations propres et validées sont automatiquement intégrées, sans saisis manuelle, réduisant les erreurs et le temps de traitement

ETAPE 5 Feedback et amélioration continue. Le système apprend des nouvelles commandes et s’adapte aux formats ou exceptions rencontrés, améliorant constamment la qualité des données

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Vers une gestion intelligente des documents avec l’OCR, l’IDU et les LLM

Le traitement manuel des bons de commande constitue donc un frein important à l’efficacité des entreprises, en raison du temps consacré à la saisie et des erreurs fréquentes. L’automatisation de ce processus en combinant les différents outils cités permet non seulement de gagner en rapidité et en fiabilité, mais aussi de valoriser les données extraites en leur donnant du sens métier.

L’OCR apporte alors une première étape essentielle en transformant des documents physiques ou scans en texte exploitable. L’IDU enrichit ce processus en organisant et structurant l’information, rendant les données directement exploitables. Enfin les LLM associés au RAG permettent d’analyser, contextualiser et exploiter ces informations pour répondre à des besoins opérationnels concrets, comme la validation des commandes, le contrôle des seuils ou l’historique client.

En intégrant ces technologies de manière complémentaire, les entreprises peuvent mettre en place un processus de bout en bout entièrement automatisé, fiable et évolutif, réduisant les interventions manuelles, diminuant les erreurs, améliorant la traçabilité et libérant du temps pour des activités à forte valeur ajoutée, tout en ouvrant à terme la voie à une gestion intelligente des documents, ou l’information devient un véritable levier stratégique pour la prise de décision et l’efficacité opérationnelle. Découvrez comment Himydata peux vous accompagner dans cette transformation et optimisez dès aujourd’hui la gestion de vos documents.